Højen, den 18. oktober 2019

Privatlivspolitik for Søndermarken Vejle

Håndbold KlubSøndermarken Vejle Håndbold Klubs dataansvar:
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:

Søndermarken Vejle Håndbold Klub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: formand Kenneth Smed
Adresse: Højen Tang 7, 7100 Vejle
CVR: 34 13 90 59
Telefonnr.: 50 30 62 62
Mail: ks@svhk.dk

Behandling af personoplysninger:

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

  • Almindelige personoplysninger:
    •Registrerings-og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
    •Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: oPersonnummerOplysninger om ledere, frivillige og instruktører/trænere: •Almindelige personoplysninger: oKontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse oAndre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til Søndermarken Vejle Håndbold Klub•Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: oCPR-nummeroOplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattestHer indsamler vi oplysninger fraNormalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:•Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.Vores formål med behandling af dine personoplysningerVi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt: •Søndermarken Vejle Håndbold Klubs berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).•Behandling efter lovkrav.•Behandling med samtykke.

Formålene: Formål med behandling af medlemsoplysninger: •Søndermarken Vejle Håndbold Klubs medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.•Som led i Søndermarken Vejle Håndbold Klubs idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.•Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.•Administration af din relation til os.Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere: •Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i Søndermarken Vejle Håndbold Klub.•Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser.•Opfyldelse af lovkrav.•Administration af din relation til os.Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesserI det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: •Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v. •Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling •Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v. •Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter•Brug af situationsbilleder taget i regi af Søndermarken Vejle Håndbold Klub, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i idrætsforeningen•Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af Søndermarken Vejle Håndbold Klub.•Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene•Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

SamtykkeOftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af,om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.Videregivelse af dine personoplysningerI forbindelse med idrætsaktivitet kan der ske videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante arrangører.Arrangører af mesterskaber både inden for og uden for EU/EØS,såfremt du udtages til at repræsentere Søndermarken Vejle Håndbold Klub ved arrangementer inden/uden for EU/EØS. Vi vil videregive oplysninger om navn, alder samt de idrætsspecifikke oplysninger som er nødvendige for arrangementets sportslige gennemførsel. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.Opbevaring og sletning af dine personoplysningerVi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af Søndermarken Vejle Håndbold Klub, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:•Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af Søndermarken Vejle Håndbold KlubUlønnede ledere og trænere: Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:•Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af Søndermarken Vejle Håndbold KlubVi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.Dine rettighederDu har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:•Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.•Retten til indsigt i egne personoplysninger.•Retten til berigtigelse.•Retten til sletning.•Retten til begrænsning af behandling.•Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format).•Retten til indsigelse.Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.Revidering af privatlivspolitikken Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tidgældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.